Федеральная служба по труду и занятости занимает четкую позицию относительно недопустимости отправки расчетных листков сотрудникам через электронную почту. Более того, такая практика является незаконной.
Трудовой кодекс РФ требует от работодателя уведомлять работника в письменном виде о составе и размере начисленной заработной платы. В то же время электронный документооборот в трудовых отношениях подразумевает создание, подписание и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без необходимости их дублирования на бумаге.
Тем не менее передача документов через электронную почту не является частью электронного документооборота. Поэтому работодатели обязаны предоставлять сотрудникам только физические расчетные листки.
«Таким образом, несмотря на развитие технологий и внедрение электронного документооборота, соблюдение законодательно установленных норм остается критически важным. Работодатели должны учитывать, что рассылка расчетных листков посредством электронной почты не только нарушает закон, но и может привести к правовым последствиям, включая штрафы и иные санкции. Важно, чтобы работники имели доступ к информации о своих заработках в надлежащей форме, что поможет обеспечить прозрачность и доверие в трудовых отношениях. Своевременная выдача расчетных листков позволяет работникам легко проверять свои начисления, понимать структуру выплат и предотвращать возможные нарушения их прав. Кроме того, работодатель должен хранить эти документы в надлежащем порядке, гарантируя доступ к ним по запросу. Переход на полный электронный документооборот, без дублирования на бумаге, требует дополнительных инвестиций и изменений в рабочих процессах. Важно проводить разъяснительную работу среди работодателей и работников, чтобы все стороны были ознакомлены с новыми требованиями и возможностями, которые предоставляет модернизация документооборота», – комментирует профессор Ставропольского филиала Президентской академии Бабина Елена.
