На протяжении нескольких лет на территории России были введены актуализированы и обновлены стандарты учета и хранения архивных документов. Требования были вызваны условиями обеспечения повышенного уровня безопасности, а также с учётом доступности информации. Ведение и хранение документов необходимо для любой организации, и Первая архивная компания оказывает архивные услуги — правильно организует архивное хранение документов, в том числе кадровых, финансовых и юридических.
Официальные нормативные акты России, регулирующие вопросы архивного дела
- Федеральный закон № 125 от 22,10,2004 «Об организации архивного дела в РФ». Законодательство регулирует вопросы и принципы ведения, организации архивного дела для всех субъектов России.
- Приказ Росархива № 24 от 02,03,2020 «Правила работы государственных архивов». НПА регулирует Правила организации архивной службы, в том числе комплектации, хранения документов в архиве, использования документов, которые находятся в ведении Архивного Фонда РФ, других архивных служб (муниципальных, музеи, библиотеки, научные предприятия).
- Приказ Росархива №377, от 31. 07,2023 «Правила работы архива организации». НПА регулирует вопросы организации, комплектации, сроки хранения документов в архиве для госорганов, органом МСУ (местного самоуправления), иных подведомственных служб.
- Приказ Росархива № 236 от 20,12,2019 года «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов МСУ и организаций, с указанием сроков их хранения». НПА содержит требования, в которых указан перечень сроков хранения документов для указанных организаций.
- Приказ Росархива № 44 от 11,04,2008 год «Примерная инструкция о ведении делопроизводства в госорганах. Одно из положений Инструкции посвящено архивному делу в указанных организациях.
- Приказ Росархива № 142 от 28,12,2012 года «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической (НТД) и производственной деятельности (ПД) организаций, с указанием сроков хранения». НПА посвящен вопросам по срокам хранения для научно-технической документации НТД.
- Федеральной Закон РФ №63 от 06,11,2011 года. «Об электронной подписи». Разделы НПА также посвящены вопросам цифровизации архивной службы на территории РФ.
- Приказ Росархива № 69 от 15,06,2020 года. «Типовые функциональные требования к системам ЭДО (электронного документооборота) и системам хранения электронных документов(ЭД) в архивах госорганов, муниципальных организаций».
Для чего нужно формировать архив документов
Формирование архива документов в организации является важной и неотъемлемой частью эффективного управления организации. Архивное дело помогает не только в соблюдении законодательных норм, но и в оптимизации бизнес-процессов, в том числе в государственных органах и органах СМУ.
- Хранение документов в организации необходимо для поддержания правовой уверенности. Документы будут доказательствами в случае споров или проверок со стороны госорганов.
- Создание архива позволяет сохранять корпоративную память и использовать накопленные данные для принятия управленческих решений. Документы прошлых периодов часто содержат ценные сведения, которые могут быть полезны в настоящем и будущем.
- Наличие организованного архива помогает упростить доступ к информации для сотрудников, что значительно экономит время и увеличивает производительность труда.
