Каждое структурное подразделение, от кафедр до финансовой службы, включилось в оптимизацию своих процессов, что стало возможным благодаря проекту «Эффективный регион». Этот проект реализуется по инициативе губернатора Ставропольского края Владимира Владимирова при активной поддержке Госкорпорации «Росатом».
«Бережливые технологии — это мощный инструмент повышения эффективности, позволяющий устранить операционные потери и перераспределить ресурсы на стратегические задачи. Уже на этапе картирования процессов мы видим значительные зоны для улучшения, которые планируем внедрить уже в этом году», — отметил Юрий Васильев, директор филиала.
В рамках процессов выделены ключевые проблемы, требующие решений.
В первую очередь, это финансовые потери, то есть недополученная прибыль и дополнительные издержки, которые негативно сказываются на бюджете филиала.
Немаловажным являются и нерациональные трудозатраты. Например, проверка одной курсовой работы занимала до 17,5 часов, что в 2,5 раза превышало норму. 50% отчётов по практике направлялись на повторную доработку, что приводило к дополнительным временным и финансовым затратам.
Проблемой является и снижение качества сервиса. Срок выдачи в учебно-методическом отделе справок студентам достигал 30 дней, это приводило к тому, что 30% студентов получали академическую задолженность из‑за организационных сбоев.
В настоящее время рабочие группы работают над детальным картированием процессов. Картирование показало, что 80% потерь связаны с ручными операциями.
«Наша цель — выявить операционные потери во всех критических направлениях, будь то дополнительное профессиональное образование, средства массовой информации, учебная отчётность, или научная и организационная работа. Принятые решения позволят автоматизировать эти процессы, освободив время для развития образования и научных исследований. Первые результаты сотрудники увидят уже к октябрю. После завершения картирования и анализа проблем мы приступим к разработке и внедрению конкретных мер по оптимизации процессов. В июле представим планы действий, которые станут основой для дальнейших изменений», — подчеркнула заместитель директора Елена Лебедева.
Ледовская Анастасия, внутренний тренер отметила какие ожидаемые эффекты будут достигнуты после внедрения улучшений. Предполагается, что будет достигнут в первую очередь экономический эффект за счёт сокращения потерь на 1,5 млн руб. в год и более. В рамках улучшений, будет высвобождено более 500 часов рабочего времени. Все это приведет к повышению рейтинга в системе Президентской Академии, укреплению доверия студентов и слушателей и росту числа абитуриентов.
