Автоматизация позволяет упростить выполнение повторяющихся операций и сократить время, необходимое для их выполнения. Комплексная автоматизация бюджетирования позволяет разработать финансовую модель организации.
Планирование и контроль эффективности и ликвидности деятельности компании базируются на систематическом создании бюджетов. Весь процесс включает в себя следующие этапы:
- Подготовка и утверждение прогнозов по деятельности каждого центра финансовой ответственности;
- Совмещение бюджетов и установление ключевых показателей эффективности компании на бюджетный период;
- Контроль исполнения бюджетов и достижения общих показателей эффективности;
- Анализ отклонений и составление отчетов о выполнении бюджетов;
Помимо упрощения введения бюджетного управления, автоматизация данного управления позволяет решить следующие проблемы:
- Разработка методологии, не учитывающей конкретные особенности настройки программного продукта и не применяемая к системе;
- Отсутствие матрицы полномочий, определяющей отношения между организацией, ЦФО и бюджетом, и отсутствие формализованного порядка формирования отчетности в компании;
- Отсутствие подробного плана функционального тестирования настроенной модели в системе;
Самым распространённым и простым инструментом для автоматизации бюджетного управления является MS Excel, основным преимуществом которого является легкость в настройке под специфику отрасли, размера и деятельности компании.
Ручная консолидация данных является основным недостатком Excel, так как большой объем данных очень сильно нагружает инструмент и время на обработку значительно увеличивается.
Так, в настоящий момент многие компании используют Excel не как инструмент автоматизации, а как инструмент хранения данных и выгрузки отчетности.
В ходе масштабирования организации, ужесточения требований к управленческому учету и углубления бюджетного анализа вместо Excel внедряются специализированные программы, часто с пересмотром методологии.
Также есть еще два ИТ-решения – enterprise resource planning (с англ. яз. планирование ресурсов предприятия, далее ERP) система и online analytical processing (с англ. яз. интерактивная аналитическая обработка, далее OLAP) кубы.
ERP - это система управления ресурсами организации. В данной системе все отчеты стандартизированы и позволяют управлять всеми базовыми бизнес-процессами организации, начиная финансами и заканчивая закупками. В настоящий момент существуют облачные решения, которые базируются на использовании машинного обучения и позволяют анализировать большой объем данных, сокращая время на его обработку.
Вторым ИТ-решением является инструмент аналитики OLAP. В основе системы лежат кубы данных. Куб дает полный срез информации и предоставляет ее в наглядном формате. Количество измерений может быть неограниченно и это дает возможность манипулировать данными и синтезировать их. Наличие развитой учетной системы повышает эффективность деятельности компании. Но OLAP кубы не предназначены для поддержки текущей деятельности компании, что является его недостатком.
Приоритеты компании напрямую влияют на проект автоматизации процесса бюджетирования, так как от цели внедрения зависит выбор программного продукта и дальнейшее взаимодействие с ним.
Любой проект по разработке и внедрению ИТ-решения имеет первоначальный анализ текущего состояния AS IS. Только после этого формируются требования к системе, проектируется архитектура системы и выбирается модель внедрения программного продукта. Данные модели отличаются подходом к выбору системы и методологии учета.
