Организация стратегических сессий: основы и методы эффективного управления групповой работой

Суть фасилитации стратегической сессии

Фасилитация стратегической сессии — это процесс, в ходе которого профессиональный модератор (часто внешний консультант или эксперт по стратегии) помогает команде провести встречу максимально продуктивно.

Фасилитатор выступает в роли нейтрального координатора, создавая условия для эффективной работы группы и обеспечивая конструктивное взаимодействие между участниками.
Ключевые навыки успешного фасилитатора:

• Анализ информации: подготовка к сессии, изучение данных и ключевых вопросов.
• Организация диалога: применение специальных методик для вовлечения участников и соблюдения тайминга.
• Создание комфортной атмосферы: установление правил и поддержание доверительной обстановки.
• Управление дискуссией: направление обсуждения через вопросы и удержание фокуса на главных темах.
• Нейтральность и поддержка: беспристрастность при сохранении уверенности участников.
• Гибкость в методах: смена форматов для поддержания энергии и интереса группы.
• Эмоциональный интеллект: внимание к чувствам участников, чтобы каждый ощущал свою значимость.
• Фиксация результатов: документирование ключевых выводов и решений.

Эти компетенции позволяют фасилитатору обеспечивать высокую результативность стратегической сессии.

Задачи, которые решает фасилитация

Фасилитация помогает компании эффективно работать над стратегией, решая следующие задачи:

• Активизация коллективного интеллекта
• Объединение знаний и опыта участников для формирования целостного видения ситуации и стратегических направлений.
• Генерация инновационных идей
• Использование методов вроде мозгового штурма или групповой работы для поиска нестандартных решений.
• Расстановка приоритетов и принятие решений
• Структурирование дискуссии, анализ альтернатив, оценка рисков и возможностей.
• Улучшение коммуникации в команде
• Создание атмосферы открытости, где каждый может высказаться и быть услышанным.
• Повышение вовлеченности сотрудников
• Формирование чувства причастности к стратегическим решениям через доверительную атмосферу.

Таким образом, фасилитация способствует не только разработке качественной стратегии, но и укреплению командного духа.

Когда фасилитация стратегической сессии не требуется?

Фасилитация не всегда обязательна или оправдана. Рассмотрим ситуации, когда фасилитация может быть не нужна:

• Небольшое количество участников: Если сессия проводится с компактной группой, члены которой уже хорошо знают друг друга и наладили эффективную коммуникацию, фасилитация может оказаться лишней. В таком случае участники способны самостоятельно организовать обсуждение и сформулировать стратегические решения.
• Высокий уровень профессионализма команды: Когда участники обладают значительным опытом в стратегическом планировании и высокой квалификацией, они могут обойтись без внешнего фасилитатора. Такие команды способны самостоятельно справляться с возникающими сложностями и разрабатывать стратегию без дополнительной поддержки.
• Ограниченные ресурсы и время: Если ресурсы или время ограничены, организация может предпочесть более простые или быстрые подходы к разработке стратегии. В таких условиях фасилитация может оказаться слишком затратной или нецелесообразной.
• Налаженные процессы стратегического планирования: Если в компании уже действует четкий и эффективный процесс стратегического планирования, который включает распределение ролей и зон ответственности, фасилитация может не дать дополнительных преимуществ. В этих случаях уже отработанная система успешно решает поставленные задачи.
• Отсутствие интереса или сопротивление: Если команда явно не заинтересована в использовании фасилитации или настроена негативно, её проведение может быть бесполезным. Тогда стоит рассмотреть другие подходы к стратегическим сессиям, которые будут восприняты с большим энтузиазмом.

Решение о целесообразности фасилитации всегда должно опираться на конкретные потребности компании и особенности каждого отдельного случая.

Инструменты фасилитатора

Фасилитатор использует целый арсенал инструментов, чтобы сделать сессию максимально полезной:

1. Мозговой штурм — стимулирует генерацию идей в свободной и безопасной обстановке.
2. Малые группы — обсуждение в небольших командах помогает увидеть больше точек зрения.
3. Ведение дискуссий — фасилитатор задаёт вопросы, слушает и направляет диалог.
4. Визуализация — схемы, доски и графики помогают увидеть общую картину.
5. Ретроспектива — анализ прошлого для выявления уроков и ошибок.

В зависимости от целей сессии и группы, фасилитатор может выбирать подходящие инструменты.

12 эффективных практик фасилитации

1. «Открытое пространство». Участники сами определяют темы для обсуждения, разбиваясь на группы. Подходит для больших коллективов.
2. «Поиск будущего». Многоэтапный анализ трендов, текущего состояния и формирование видения на 2–3 дня вперед.
3. «Мировое кафе». Обсуждение за столиками с ротацией участников. Итоги презентуются в финале.
4. «Признательное исследование» (4D). Фокус на сильных сторонах команды и поиск способов их развития.
5. «Стремянка». Постепенное включение участников в дискуссию, чтобы избежать доминирования мнений.
6. «Future Search». Совместный поиск решений с учетом интересов всех сторон.
7. Динамическая фасилитация. Открытый обмен мнениями без деления на группы для сложных вопросов.
8. Стратегические изменения в реальном времени. Адаптация методов под текущие трансформации в компании.
9. Мозговой штурм. Классический способ генерации идей с запретом на критику.
10. Метафорический подход. Использование образов и ассоциаций для выхода из тупика.
11. «Формирование условий». Вопросы, расширяющие рамки мышления: «Как бы это решили в будущем?».
12. Поляризация мнений. Разделение на «оптимистов» и «скептиков» для анализа всех сторон идеи.

Эти техники помогают превратить стратегическую сессию в динамичный и результативный процесс, вдохновляющий команду на достижение целей.