Архивное хранение документов — важнейший аспект делопроизводства любой организации. Правильная организация архивного дела защищает компанию от штрафов, помогает в судебных разбирательствах и обеспечивает сохранность информации для проверок контролирующих органов.
Виды документации
В современном делопроизводстве принято классифицировать документы по нескольким критериям.
- Организационно-распорядительная документация включает приказы, распоряжения, положения и инструкции, регламентирующие деятельность предприятия.
- Бухгалтерские документы охватывают первичную учетную документацию, налоговую отчетность, регистры бухучета и финансовые отчеты.
- Кадровые документы составляют отдельную категорию: трудовые договоры, личные карточки работников, приказы по личному составу, табели учета рабочего времени.
- Договорная документация представлена контрактами с контрагентами, соглашениями, протоколами разногласий.
- Отдельно выделяют техническую документацию, разрешительные документы и документы по охране труда.
Каждый тип имеет свои особенности архивации и установленные законодательством периоды сохранности.
Законы РФ о хранении архивных документов
Правовая база архивного дела в России представлена комплексом нормативных актов. Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет основные принципы организации хранения документов. Приказ Росархива №236 утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения — основной регулятор для большинства организаций.
Налоговый кодекс РФ устанавливает минимальный четырехлетний срок для налоговой документации. Трудовой кодекс регламентирует особенности сохранения кадровых документов. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет требования к сохранности бухгалтерской документации. Дополнительно применяются отраслевые нормативные акты, конкретизирующие требования для специфических сфер деятельности.
Способы хранения архивных документов
Традиционный бумажный архив требует специально оборудованного помещения с контролируемыми условиями: температурой 17-19°C, влажностью 50-55%, защитой от прямых солнечных лучей. Документы формируются в дела, прошиваются, описываются и размещаются на стеллажах. Архивариус ведет учетные документы, обеспечивает выдачу дел по требованиям и контролирует их возврат.
Электронный архив становится все более популярным решением. Сканированные документы или изначально созданные в цифровом формате хранятся в специализированных системах электронного документооборота. При соблюдении требований законодательства об электронной подписи такие документы имеют юридическую силу. Гибридный способ предполагает параллельное ведение бумажного и электронного архива, что обеспечивает максимальную сохранность информации и удобство поиска.
Сроки хранения архива документов для организаций и предприятий
Вопрос о том, сколько документы хранятся в архиве, зависит от их категории. Документы постоянного хранения включают учредительные документы, протоколы собраний учредителей, документы о государственной регистрации — их необходимо сохранять весь период существования организации и передавать в государственные архивы.
Кадровые документы по личному составу (трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме и увольнении) требуют хранения 50 лет, а документы, созданные с 2003 года — 75 лет. Это связано с необходимостью подтверждения трудового стажа граждан. Бухгалтерская отчетность и первичные документы сохраняются минимум 5 лет после отчетного года. Налоговые декларации и подтверждающие документы — 4 года.
Как долго в архиве может хранится дело, определяется номенклатурой дел организации. Договоры с контрагентами хранятся 5 лет после истечения срока действия. Документы по охране труда, включая журналы инструктажей — 45 лет. Переписка по основной деятельности — 5 лет, приказы по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.
Сроки хранения архивной документации отсчитываются с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Досрочное уничтожение документов до истечения установленного срока может привести к административной ответственности и штрафам до 300 тысяч рублей для организации.
