До пандемии удалённая работа была прерогативой фрилансеров, цифровых кочевников и некоторых особо продвинутых компаний, существующих полностью или наполовину в виртуальном пространстве.
Но события 2020 года сильно изменили ситуацию на мировом рынке труда. За время коронавирусных ограничений формат дистанционной работы (так удалённая работа официально называется в российском Трудовом кодексе) в той или иной степени попробовали, наверное, практически все офисные организации в России, и далеко не все из них оказались готовыми к такому роду деятельности.
Работа на удалёнке 2021
Если и есть в пандемии какие-то плюсы, то, прежде всего, они связаны с освоением большинством населения планеты новых форматов работы и взаимодействия.
ПО ТЕМЕ — Бизнес в коронавирус: продвижение в пандемию. Примеры
Конечно, удалённая работа практикуется уже не одно десятилетие, но из-за коронавируса она впервые в истории стала массовым явлением для офисной «индустрии» (естественно, есть множество сфер, где дистанционная работа вряд ли когда-то будет возможна - транспорт, большинство медицинских услуг и т.д.)
Если раньше на «удалёнке» трудились только те, кто мог отправить результаты своей работы через интернет, то в 2020 году к ним на какое-то время или на постоянной основе присоединились практически все офисные сотрудники (в том числе, многочисленная армия менеджеров по продажам, управленческий, кадровый персонал и т.д.)
Какие-то компании отказались от дистанционного формата сразу, как только появилась такая возможность, а какие-то настолько им увлеклись, что разрешили сотрудникам не возвращаться в офисы и после окончания пандемии (как это сделала, например, компания Twitter).
Появилось также немало компаний, которые начали практиковать гибридный формат работы, и перевели основную массу офисного персонала на полную или частичную «удалёнку». Именно так проработали большую часть 2021 года такие знаменитые мировые компании, как Google, Facebook, Uber, Spotify, а в России - X5 Retail Group, Mail.ru Group, Сбер, Озон, Магнит и т.д.
Некоторые компании практически полностью перешли из офлайна в онлайн. Конечно, и до пандемии существовали виртуальные организации (в России это, например, онлайн-школа английского языка Skyeng), но теперь этот формат работы является уже не уникальным и экстраординарным, а массовым и повседневным явлением.
Удалённая работа: плюсы и минусы
Безусловно, в постоянной и временной дистанционной работе есть множество плюсов, как для работодателей, так и для сотрудников. Прежде всего, подобный формат позволяет существенно экономить на офисных расходах (на аренде офиса, оплате коммунальных и эксплуатационных расходов и т.д.), а также на оборудовании и связи (особенно, если в команде работает много фрилансеров, которые самостоятельно обеспечивают себя всем необходимым для работы).
ПО ТЕМЕ — Удаленная работа: плюсы есть
Дистанционный формат также позволяет работодателям подбирать сотрудников не только из своего города, но и со всей страны, или (при международных масштабах деятельности) со всего мира.
Для сотрудников - это возможность больше проводить времени со своей семьёй и не тратить время на дорогу в офис (у кого-то этот путь туда-обратно занимает более 2 часов в день или более 10 часов в неделю).
Удалённый формат работы также позволяет вести более здоровый образ жизни: сотрудники могут больше спать, поскольку им не нужно рано вставать, чтобы добраться до работы, и тратить больше времени на прогулки и физкультуру на свежем воздухе (а в плохо проветриваемых офисах со множеством людей может быть не самая здоровая атмосфера).
Для кого-то удалённая работа открывает также огромные возможности для совмещения трудовой деятельности и путешествий. Хотя, это больше прерогатива фрилансеров, но и удалённые офисные сотрудники, которым нужно быть на связи восемь часов в день, могут трудиться не только из дома, но и из любого региона планеты.
Главный же минус удалённой работы - это сложность самоорганизации. Далеко не все могут эффективно работать в расслабленных домашних условиях, при отсутствии внешнего контроля со стороны начальства, и не у всех есть отдельные кабинеты, где можно сконцентрироваться на выполнении рабочих задач (хотя, в офисах отвлекающих факторов может быть ещё больше).
Кто-то также жалуется на изоляцию, и отсутствие возможности переключиться на что-то другое, которая существовала при разграничении жизни на дом и офис.
Проще всего организовать удалённую работу мини-компаниям офисного формата с количеством сотрудников до 10 человек (особенно, если половина из них фрилансеры). Гораздо сложнее это сделать организациям, в которых трудятся несколько десятков или сотен человек.
Перевод сотрудников на удалённую работу включает в себя несколько аспектов (организационный, технический, контролирующий и психологический), и каждому из них нужно уделить особое внимание.
Организация удаленной работы: как оформить сотрудника на удалёнку в 2021 году
Для начала нужно определиться, кто именно в компании будет удостоен чести быть отправленным на удалённую работу (если вы, конечно, кого-то планируете оставить в офисе).
ПО ТЕМЕ — Удаленная работа сотрудников: как организовать — инструкция на 2020 год
Просто так осуществить перевод на удалённую работу не получится. Для этого, как минимум, понадобятся согласие трудящегося и дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут указаны адрес, где он будет трудиться, график и условия работы.
Дистанционная работа регулируется Трудовым кодексом, и при приёме на работу нового удалённого сотрудника с ним заключается договор со всеми необходимыми данными и информацией о том, что он будет трудиться не на территории работодателя.
Как организовать удалённую деятельность сотрудников, если у них нет подходящих условий для работы?
Важно учитывать, что далеко не у всех переведённых на «удалёнку» могут быть благоприятные жилищные условия для такого рода деятельности. Кто-то может жить с маленькими детьми в однокомнатной квартире или студии, где, конечно, сложно сконцентрироваться на выполнении трудовых задач.
Решить эту проблему можно сняв для сотрудников квартиру или дом с душем, санузлом и кухней, где они могли бы трудиться без каких-либо отвлекающих факторов (компания Aviasales, например, снимает для сотрудников виллу на острове Пхукет в Таиланде). Наверняка, это будет не дороже, чем аренда офиса и оплата сопутствующих коммунальных и эксплуатационных расходов. Можно также арендовать для сотрудников места в центрах коворкинга,
Некоторые известные компании международного уровня выдают сотрудникам деньги для организации рабочего места на «удалёнке». Именно так поступила с началом пандемии компания Uber, выдавшая по 500 долларов офисным сотрудникам для обустройства рабочего места. Японская компания Fujitsu с этой же целью доплачивает сотрудником 5000 иен в месяц.
Можно тоже попробовать раздать сэкономленные на аренде офиса средства удалённым трудящимся (особенно если вы планируете насовсем уйти в цифровое пространство), чтобы они обустроили дистанционное место работы.
Учитывайте, что официально оформленные сотрудники волне на законных основаниях могут потребовать возмещения расходов на обустройства удалённого места работы. Так что, не пытайтесь на этом сэкономить.
Бизнес онлайн: технические особенности организации работы на удалёнке
Большое значение для эффективной удалённой работы имеет и техническая составляющая. Представителям малого бизнеса и компаниям с количеством сотрудников до 10 человек, никаких серьёзных технических систем для перехода на «удалёнку» не потребуется, достаточно будет бесплатных инструментов, находящихся в свободном доступе в интернете.
ПО ТЕМЕ — Как грамотно организовать процесс удаленной работы
Компаниям с количеством сотрудников около ста человек и больше уже потребуются особые технические решения, без которых вряд ли получится организовать эффективную удалённую деятельность. Задача системных администраторов и IT-отдела компании заключается в том, чтобы внедрить эти системы в компанию, на компьютеры сотрудников и научить их ими пользоваться.
Одной из самых эффективных систем для организации удалённой работы является сервис для управления бизнесом Битрикс24, который включает полный комплекс решений по взаимодействию с клиентами и управлению сотрудниками (в том числе, Единый контакт-центр и облачную АТС с городскими и федеральными номерами).
Этот сервис позволяет принимать все звонки, сообщения и заявки с сайта, выставлять задачи и инструкции удалённым сотрудникам, а также контролировать, кто что из них сделал в течения дня. Совсем не обязательно, чтобы кто-то постоянно находится в офисе, и реагировал на поступающую в компанию информацию. Всё это можно делать через Битрикс24. Достаточно установить эту систему на компьютеры сотрудников, и снабдить их наушниками с микрофоном.
ПО ТЕМЕ — CRM Битрикс24 — внедрение, настройка
Помимо Битрикс24, для организации полноценного онлайн-бизнеса можно использовать системы автоматизации удалённого бизнеса Мегаплан, amoCRM и другие.
Для организации удалённой работы большой команды потребуется также сохранить все офисные документы в цифровом облачном пространстве (Google Drive, Яндекс Диск, Облако. Mail.ru Dropbox и т.д.), чтобы сотрудники могли в любое время их там посмотреть и скачать. Объём до 15 ГБ в Google Drive и Яндекс Диск предоставляется бесплатно, если нужно больше, то стоит это не очень дорого (100 ГБ - 139 рублей в месяц и т.д.)
Чтобы принимать из дома звонки, как из офиса, с сохранением городских номеров, помимо Битрикс24, можно также воспользоваться решениями, предлагаемыми мобильными операторами (МТС, Билайн, Мегафон) или виртуальной АТС МангоОфис.
Полезными для организации удалённой работы могут также сервисы для постановки задач и контроля сроков Asana, Todoist, Microsoft Планировщик, облачная программа для управления проектами небольших групп Trello, корпоративная платформа Microsoft Teams, сервисы для совместной работы и управления проектами Wrike, Tokbox, Gotomeeting, сервис для видеозвонков Zoom (или Skype), системы электронного документооборота «1С:Документооборот», СБИС, онлайн-сервис для дизайнеров Figma и т.д.
Организация удаленной работы: как контролировать сотрудников на удалёнке
Удалённая работа, конечно, снижает уровень контроля руководителей над подчинёнными. Вряд ли имеет смысл тщательно следить за каждым «удалёнщиком», особенно если в компании работает несколько десятков или сотен человек. Нужно научиться доверять дистанционным трудящимся. В офисе они тоже могут создавать видимость бурной деятельности, а на самом деле переписываться с друзьями в соцсетях. Поэтому, не так уж и важно, насколько близко или далеко они находятся.
ПО ТЕМЕ — Лайфхаки эффективной удаленной работы
Главным на «удалёнке» должен стать результат, а не видимость восьмичасового присутствия на рабочем месте. Ставьте перед сотрудниками задачи в начале дня или недели, устанавливайте дедлайны, и контролируйте ход их выполнения. Можно проводить виртуальные планёрки по утрам, а в конце рабочего дня подводить итоги трудовой деятельности.
Если зарплата сотрудников напрямую зависит от объёма выполненной работы, то, скорее всего, вам и не нужно будет их контролировать. Они сами будут трудиться в поте лица. Можно также поощрять их премиями и бонусами за наиболее быстрое выполнение задачи.
Некоторые системы удалённого управления бизнесом, такие как Битрикс24, позволяют контролировать время начала и окончания работы каждого конкретного сотрудника, прослушивать принятые и осуществленные звонки. Но ответственных и дисциплинированных сотрудников контролировать на «дистанционке» не придётся (особенно если их зарплата зависит от выполненной работы).
Работа на удалёнке: психологические аспекты удалённой деятельности
Далеко не все сотрудники эффективно работают на «удалёнке». Всё-таки, этот формат трудовой деятельности больше подходит способным к длительной работе в одиночестве и концентрации интровертам, чем экстравертам, для которых он может оказаться непростым испытанием (хотя, если экстраверты будут совмещать «удалёнку» с путешествиями, то им такая работа тоже понравится).
Нужно быть готовым к тому, что далеко не все сотрудники смогут приспособиться к удалённой работе, и кого-то придётся уволить, а кого-то нанять. Главным критерием при приёме на удалённую работу, помимо всех соответствующих навыков, должны стать ответственность, дисциплинированность и высокая степень самоорганизации.
ПО ТЕМЕ — Как организовать удаленную работу: опыт директора языковой онлайн-школы
Ещё один важный психологический аспект удалённой работы - это использование наиболее эффективных средств взаимодействия с удалёнными сотрудниками. Дело в том, что, если при личном общении много эмоциональной информации передаётся невербальным путём с помощью жестов и интонации, то при переписке подобного контакта достичь невозможно. Поэтому все важные сообщения для «удалёнщиков» лучше транслировать по видеосвязи, чтобы им была лучше понятна эмоциональная составляющая ваших посланий.
Если в вашей компании работают сотрудники из разных городов, можно проводить с ними виртуальные тимбилдинги и корпоративы (во время пандемии появилось немало вариантов проведения мероприятий подобного формата). Конечно же, нужно поздравлять трудящихся с днями рождения и другими праздниками. Если вам важен корпоративный дух в компании, то поддерживать его можно не только в офлайне, но в онлайне.
Работа сотрудников на удалёнке 2021
Уже сейчас есть немало полностью виртуальных международных компаний, в которых удалённо работают люди с разных континентов, и в будущем подобных организаций будет всё больше и больше.
Скорее всего, в ближайшее десятилетие основная часть офисной работы станет дистанционной, и в какой-то степени автоматизированной. Благодаря карантину, у многих российских компаний появилась возможность подготовиться к такому удалённому, но не отдалённому будущему.
