Выделите текст, чтобы комментировать.
Что меняется для компании после перехода
Закон о бухгалтерском учёте разрешает руководителю передать ведение учёта по договору специализированной организации или бухгалтеру-фрилансеру. Так устроен бухгалтерский аутсорсинг: учёт ведёт внешний исполнитель по согласованному регламенту, и держать штатного бухгалтера не нужно.
Перед налоговой при этом отвечает сама компания. Если декларация сдана с опозданием или налог занижен, штраф получит организация или ИП. Потребовать компенсацию с исполнителя можно потом, и только если такое условие есть в договоре.
Шаг 1. Оценить состояние учёта
Новый исполнитель обычно начинает с экспресс-проверки:
- все ли первичные документы за текущий год собраны и подписаны;
- сходятся ли остатки по счетам с банковскими выписками;
- нет ли переплат и недоимок на едином налоговом счёте;
- сданы ли все отчёты за прошлые периоды.
Пробелы закрывают отдельной услугой восстановления учёта. Она обычно дороже ежемесячного обслуживания, поэтому объём работ лучше выяснить до подписания договора.
Шаг 2. Выбрать исполнителя и согласовать договор
Работать можно с частным бухгалтером, аутсорсинговой компанией или онлайн-сервисом с бухгалтером. В договоре стоит закрепить перечень услуг, сроки передачи документов от клиента, сроки сдачи отчётности исполнителем и порядок возмещения штрафов по его вине.
По ст. 120 НК РФ грубое нарушение правил учёта без занижения налоговой базы стоит 10 000 руб., а если база занижена, штраф составит 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. На эти суммы разумно ориентироваться в условии о компенсации.
Шаг 3. Передать документы и доступы
Передачу оформляют актом приёма-передачи с перечнем документов: учредительные документы, учётная политика, договоры с контрагентами, кадровые документы, отчёты за прошлые периоды. Отдельно исполнитель получает доступы к интернет-банку с правом просмотра, учётной программе, сервису электронного документооборота и личному кабинету налогоплательщика.
Чтобы бухгалтер подписывал отчётность от имени компании, ему нужна машиночитаемая доверенность. Если доверенность выдана аутсорсинговой компании, а та поручает работу своему сотруднику, оформляется передоверие. Срок дочерней доверенности не может быть длиннее основной.
Типичные ошибки при смене бухгалтера
Сбои при переходе повторяются от компании к компании:
- прежний бухгалтер уходит раньше, чем новый получил базу и пароли;
- доступ в интернет-банк выдают с правом подписи платежей, хотя исполнителю хватит просмотра;
- доверенность прежнего бухгалтера забывают отменить, и формально он сохраняет полномочия;
- в договоре не указано, кто готовит уведомления об исчисленных налогах, и в первый месяц их не сдаёт никто.
Каждый пункт закрывается одной строкой в плане передачи, поэтому план стоит составить письменно и согласовать с обеими сторонами.
Шаг 4. Пройти первый отчётный период вместе
Первые один-два месяца руководитель или прежний бухгалтер проверяет первые уведомления и платежи, а исполнитель задаёт вопросы по нестандартным операциям. После первой квартальной отчётности видно, где регламент нужно поправить.
Обслуживание ИП на УСН без сотрудников стоит на рынке 5 000–15 000 руб. в месяц, ООО на УСН примерно от 9 500–10 800 руб. Цена зависит от числа операций, сотрудников и налогового режима, поэтому финальный тариф обычно фиксируют после экспресс-проверки из первого шага.
