Выделите текст, чтобы комментировать.
Голосовые в рабочем чате: удобство руководителя или потеря времени всей команды?
«Мне быстрее надиктовать».
Аргумент понятный.
Но у меня к нему есть второй вопрос:
быстрее вам — или всей компании?
«Бизнес ФМ (Business FM)» приводит оценку экспертов в области кадровой аналитики: голосовые сообщения могут снижать продуктивность на 20%, а среднее время выполнения задач увеличивать на 15%.
Я бы не превращал эти цифры в универсальный закон. В исходном материале не раскрывается, кто проводил исследование, на какой выборке и как именно измерялась продуктивность.
Но сама тема мне кажется гораздо интереснее процентов.
Потому что проблема начинается не тогда, когда сотрудник нажал кнопку записи.
Проблема начинается, когда удобство отправителя превращается в дополнительную работу для получателя.
«Я всё сказал в голосовом»
Представьте обычную рабочую ситуацию.
Руководителю нужно поставить задачу.
Он начинает рассказывать:
контекст;
что произошло;
почему это важно;
что, возможно, стоит сделать;
потом вспоминает ещё одну деталь;
уточняет первый вариант;
в конце называет срок.
Для отправителя всё удобно: сформулировал мысль и пошёл дальше.
А сотруднику теперь нужно самому собрать из этого ответа рабочую конструкцию:
Что конкретно делать?
Что из сказанного было решением?
Какой срок?
Какой результат нужен?
И вот здесь для меня возникает управленческий вопрос.
Если человеку после сообщения ещё нужно самостоятельно понять, что именно ему поручили, задача пока не поставлена.
В самом бизнесе единого отношения к голосовым нет
«Бизнес ФМ» спросила предпринимателей, как они относятся к такому формату.
Основатель и генеральный директор туроператора «Арт-тур» Дмитрий Арутюнов считает, что всё зависит от ситуации. Голосовое допустимо, если человеку неудобно печатать. Но заявки, бронирования, подтверждения и изменения он предпочитает фиксировать письменно.
Сооснователь «Битрикс24» Сергей Рыжиков говорит, что сотрудники и руководители активно пользуются аудиосообщениями, а когда слушать неудобно, помогает автоматическая расшифровка.
Президент «Баон (Baon)» Илья Ярошенко сам предпочитает текст, но спокойно относится к чужим голосовым, особенно когда у человека нет возможности печатать.
Получается, вопрос вообще не в том:
голосовые — хорошо или плохо?
Гораздо полезнее спросить:
что именно мы пытаемся передать голосом?
Быстро отправить — не значит быстро обработать
Вот здесь, на мой взгляд, находится главный конфликт.
Руководитель может сэкономить время на наборе текста.
Но если после этого другой человек вынужден:
переслушивать сообщение;
искать нужный фрагмент;
восстанавливать договорённость;
отдельно записывать срок;
переносить задачу в рабочую систему,
то часть работы просто переместилась от отправителя к получателю.
Я не говорю, что так происходит с каждым голосовым сообщением.
Но собственнику я бы предложил посмотреть именно на это:
мы действительно экономим время компании — или только время человека, который отправляет сообщение?
Это уже совсем другой вопрос.
Расшифровка решила проблему звука. Но не постановку задачи
Здесь можно возразить:
«Сегодня голосовые автоматически переводятся в текст. Какая разница?»
Разница всё-таки есть.
Расшифровка позволяет прочитать то, что человек сказал.
Но она не обязательно превращает сказанное в понятную задачу.
Если руководитель несколько минут рассуждал вслух, после расшифровки мы получим те же рассуждения.
Только буквами.
Внутри всё ещё придётся найти:
что решили;
кто делает;
к какому сроку;
какой результат ожидается.
Поэтому автоматическая расшифровка — полезный инструмент.
Но управленческую дисциплину она не заменяет.
Я бы не запрещал голосовые
Запретить их полностью — самое простое решение.
И, на мой взгляд, не самое полезное.
Голосом действительно удобно:
дать контекст;
объяснить сложную мысль;
быстро прокомментировать ситуацию;
передать информацию, когда невозможно печатать.
Я бы оставил всё это.
Но ввёл одно правило:
Обсудили как удобно — решение зафиксировали
После разговора, голосового сообщения или созвона должно быть понятно:
что сделать;
кто отвечает;
какой срок;
какой результат нужен.
Где именно это фиксировать — зависит от компании.
В рабочем чате.
В системе постановки задач.
В карточке клиента.
Это уже вопрос организации процессов.
Но важное решение не должно жить только внутри аудиосообщения.
Что я бы точно оставлял в письменном виде
Не как универсальный стандарт для всех компаний, а как собственный управленческий подход я бы фиксировал:
- задачи;
- сроки;
- суммы;
- договорённости с клиентами;
- изменение условий;
- принятые решения;
- ответственных;
- итог обсуждения.
Причина простая.
К этой информации потом приходится возвращаться.
А значит, её должно быть легко найти.
«А где мы это обсуждали?»
Вот эта фраза для меня гораздо интереснее любых споров о голосовых.
Если в команде регулярно приходится восстанавливать:
где была поставлена задача;
какой был срок;
что в итоге согласовали;
кто должен был сделать,
я бы сначала посмотрел не на формат сообщений.
А на саму систему работы с информацией.
Можно завтра запретить все голосовые.
И через неделю искать то же самое уже среди сотен текстовых сообщений.
Проблема останется.
Только станет письменной.
Проверьте последние 10 голосовых
Без большой теории.
Откройте рабочий чат и посмотрите последние 10 аудиосообщений.
Задайте себе один вопрос:
есть ли внутри задача, срок, сумма, решение или договорённость, которые больше нигде не зафиксированы?
Если да, я бы не начинал с запретов.
Начал бы с простого правила:
обсуждать можно как удобно. Управленческий результат должен быть зафиксирован так, чтобы его можно было быстро найти.
Для меня голосовое сообщение — всего лишь способ передать информацию.
Оно не должно становиться системой управления.
И ещё один вопрос, который я бы задал руководителям, любящим фразу «мне быстрее надиктовать»:
а компании от этого действительно быстрее?
Интересно, как это устроено у вас.
Голосовые в рабочих чатах — нормальный инструмент или всё-таки перекладывание части работы на получателя?
